Ontwikkel de communicatie vaardigheden in je team

In veel organisaties werken teams als eilanden naast elkaar. Iedereen is druk bezig, processen lopen, taken worden uitgevoerd. Toch groeit er vaak een stille kloof. Niet omdat mensen niet willen samenwerken, maar omdat er weinig ruimte is om uit te spreken wat er écht speelt.

Bij tandartsenpraktijk De Pinte waren er twee duidelijke werelden: het team van tandartsen en het team van assistenten. Beide werkten rond hetzelfde doel — kwalitatieve zorg voor patiënten — maar vanuit verschillende rollen en verantwoordelijkheden. Daarnaast speelde er binnen het assistententeam zelf ook spanning: overdrachten liepen stroef, verwachtingen waren niet altijd uitgesproken en frustraties bleven soms onder de oppervlakte.

In plaats van dit meteen rationeel te bespreken, werd eerst gewerkt met spelgerichte situaties. In die opdrachten kwamen herkenbare patronen naar boven: wie neemt automatisch het voortouw, waar blijft informatie hangen, wie voelt zich niet gehoord of overvraagd. Omdat het speels en veilig was, durfden mensen zonder verdediging kijken naar hun eigen gedrag. Dat zorgde voor sterke AHA-momenten.

Vanuit die gedeelde ervaring werd gewerkt met de 4 stappen van verbindende communicatie:

1. Waarnemen zonder oordeel
   Wat zien we gebeuren in het spel en herkennen we ook in de dagelijkse samenwerking?

2. Gevoel benoemen
   Wat doet dit met ons als team? Waar zit frustratie, onzekerheid of vermoeidheid?

3. Behoefte verkennen
   Wat hebben assistenten onderling nodig om beter samen te werken? En wat is nodig in de afstemming met de tandartsen?

4. Gerichte acties formuleren
   Welke concrete afspraken nemen we mee naar de praktijk? Bijvoorbeeld rond overdracht, taakverdeling en overlegmomenten.

Zo werd communicatie geen moeilijk gesprek dat uitgesteld werd, maar een gezamenlijke beweging richting meer helderheid, vertrouwen en samenwerking.

In veel organisaties lijkt kennisdeling op het kruimelpad van Hans en Grietje: hier en daar wat broodkruimels. Een collega legt iets uit in de wandelgang, een document wordt doorgestuurd, een Teams-bericht verdwijnt in de stroom. Het voelt alsof er gedeeld wordt, maar onderweg raakt veel verloren. Nieuwe collega’s vinden hun weg niet altijd terug, teams bouwen verder op aannames en waardevolle ervaringskennis van anciens blijft vaak impliciet.

Echte kennisdeling vraagt meer dan losse kruimels. Het vraagt verankering: gedeelde taal, gedeelde ritmes en momenten waarop mensen samen stilstaan bij hoe ze werken, leren en beslissen. Zeker in contexten waar mensen gelijkaardige rollen hebben (zoals SPOC’s) en vooral projectmatig samenwerken, is het risico groot dat iedereen zijn eigen pad loopt, terwijl de jobinhoud bijna identiek is.

Bij Elia Transmission (een sessie die we onlangs gaven) werd dat spanningsveld heel concreet. Medewerkers werkten sterk in expertrollen, met veel projectoverleg, maar weinig ruimte om stil te staan bij hoe kennis tussen collega’s werd doorgegeven. In plaats van klassieke workshops kozen we voor spelgerichte situaties waarin teams letterlijk moesten “bouwen”, “doorgeven” en “vertalen”. Door die ervaring werd zichtbaar waar kennis bleef hangen, waar interpretaties verschilden en waar overdracht te snel of te technisch gebeurde.

Wat daar ontstond, was geen extra procedure, maar een gedeeld bewustzijn:

• dat kennis pas blijft leven als ze gedeeld én begrepen wordt

• dat onboarding niet alleen over informatie gaat, maar over samen betekenis geven

• dat verbinding de brug is tussen expertise en samenwerking

Zo werd het kruimelpad geen spoor dat verdwijnt, maar een steviger traject dat gedragen wordt door het team zelf.

Psychologische veiligheid ontstaat niet door posters of PowerPoints, maar door moedige gesprekken.
Begin met jezelf: benoem wat je voelt en wat je nodig hebt.

“Ik voel me onzeker als ik geen context krijg — kan je dat delen?”
Door dat voor te leven, nodig je anderen uit om hetzelfde te doen.
Gebruik het gevoel–behoefte–verzoek-schema uit Verbindende Communicatie om openheid te oefenen.
Veiligheid groeit niet door stilte, maar door eerlijkheid. Meer weten? Lees er ook meer over in het artikel “Veilige setting in een brainstorm”

Helder communiceren begint bij verwachtingen. Wat hoort bij jouw rol, en wat niet?
Veel frustraties ontstaan omdat dat nooit écht uitgesproken is.

Gebruik gesprekken om te checken: “Wat verwacht jij van mij? En wat mag ik van jou verwachten?”

Door rollen en talenten zichtbaar te maken, ontstaat vanzelf zachtheid — want dan zie je de mens achter de taak.

Model: Werk met een rol- en talentenkaart om te zien wie waarin uitblinkt. Zo bouw je duidelijkheid mét warmte.

Empathie is geen knuffelcompetitie, het is aandacht met gevoel.
Bij empathisch luisteren draait het om herkennen en benoemen wat iemand voelt.
Je hoeft het niet op te lossen, alleen even aanwezig te zijn:

“Ik hoor dat dit lastig voor je is.”
Kleine zinnen, groot effect. Want zodra iemand zich erkend voelt, ontstaat rust en verbinding.

Oefening: Herhaal in gesprekken wat je denkt dat de ander voelt. Je zal verbaasd zijn hoeveel die kleine spiegel oplevert.

Een tool is geen wondermiddel. Of zoals wij zeggen:
A fool with a tool is still a fool.
Teams, Slack of mail lossen geen communicatieproblemen op — ze vergroten ze vaak.

Gebruik digitale tools voor wat ze zijn: ondersteuning. De echte verbinding ontstaat in gesprek.
Als het complex, gevoelig of emotioneel is… bel. Eén oprechte stem weegt zwaarder dan tien goedbedoelde berichten.

En maak werkafspraken. Die werkafspraken zijn veel belangrijker of dat nu via teams, zoom of per postduif gebeurt.

Elk misverstand begint met een beeld dat we vormen van de werkelijkheid.
Dat beeld wordt beïnvloed door onze stemming, aannames en eerdere ervaringen.
Gebruik het Beeld–Gevolg–Gevoel–Gedrag-principe:

“Ik zag dat je stil was tijdens de meeting (beeld). Daardoor dacht ik dat je niet akkoord was (gevolg). Dat maakte me onzeker (gevoel). Klopt dat beeld eigenlijk?”
Door je eigen beeld te checken in plaats van te veroordelen, krijg je helderheid.

Vaak nemen we iets persoonlijk dat niet zo bedoeld was — dus begin bij de spiegel, niet bij de ander.

Hoe goed luister jij? Of zakt je aandacht soms weg als er iemand tegen je praat?

Echt luisteren betekent dat je even stopt met denken aan wat jij straks gaat zeggen. Focus op de ander, herhaal wat je hoort (“Als ik het goed begrijp, bedoel je dat…?”) en stel verhelderende vragen. Laat stiltes toe — dat geeft ruimte voor verdieping. Het doel is niet om het probleem op te lossen, maar om de ander zich gehoord te laten voelen.

Luisteren is als sporten — iedereen zegt dat ze het doen, maar weinigen trainen het echt.

Er bestaan 5 niveaus van luisteren, van “niet luisteren” of kortweg “negeren” of “doen alsof je luistert” tot “luisteren met empathie”.
De meeste mensen blijven hangen bij “ik hoor je woorden”, maar écht luisteren betekent: ik hoor wat je niet zegt.

Dat vraagt stilte, nieuwsgierigheid en de durf om even niets te willen fixen.

Feedback werkt alleen als ze uit verbinding komt, niet uit frustratie. Begin met wat goed gaat, benoem daarna concreet het gedrag dat je wil bespreken (“Ik merkte dat…”) en beschrijf het effect dat het heeft op jou of het team. Sluit af met een vraag in plaats van een oordeel, bijvoorbeeld: “Hoe zie jij dat zelf?” Zo blijft het gesprek open en constructief.

Feedback hoeft geen donderpreek te zijn — het is een geschenk, als je het goed inpakt.

Gebruik de 4 G’s:

Gedrag – wat zag of hoorde je concreet?
Gevolg – wat deed dat met jou of met het team?
Gevoel – welk effect had dat emotioneel?
Gewenst gedrag – wat zou je liever zien of proberen?

Zo hou je het bij de feiten, vermijd je oordelen, en open je de deur naar groei.
Eindig met een vraag — “Hoe zie jij dat zelf?” — dat maakt het gesprek tweerichtingsverkeer.